POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES SKLEPU MATMOSFERY

obowiązująca od 23 lipca 2026 r.

1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności i plików cookies wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe użytkowników sklepu internetowego dostępnego pod adresem https://sklep.matmosfera.pl/ oraz w jaki sposób w Sklepie wykorzystywane są pliki cookies i podobne technologie.

2. Administratorem danych osobowych jest BeCreative24 Dariusz Szulc, ul. Dębowa 5, 74-500 Chojna, NIP: 8512825630, zwany dalej „Administratorem”.

3. Z Administratorem można skontaktować się:

   1. pocztą elektroniczną: biuro@matmosfera.pl;

   2. telefonicznie: 603 030 938;

   3. pisemnie: BeCreative24 Dariusz Szulc, ul. Dębowa 5, 74-500 Chojna.

4. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

5. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”), ustawą o ochronie danych osobowych oraz przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane

W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu Administrator może przetwarzać:

1. dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko, nazwę firmy, NIP oraz dane osoby reprezentującej firmę lub placówkę;

2. dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania, adres dostawy i adres do faktury;

3. dane dotyczące zamówienia, w szczególności numer zamówienia, zakupione Produkty, wybrane warianty, wartość zamówienia, sposób płatności i dostawy oraz status realizacji;

4. dane związane z płatnością przekazywane Administratorowi przez operatora płatności, w szczególności status i identyfikator transakcji; Administrator nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej;

5. dane Konta Klienta, w szczególności login, zaszyfrowane hasło, historia zamówień i dostęp do zakupionych materiałów;

6. treść korespondencji i formularza kontaktowego, numer zamówienia oraz informacje przekazane w związku z pytaniem, reklamacją, zwrotem lub odstąpieniem od umowy;

7. dane i materiały przekazane w celu personalizacji Produktu, w szczególności nazwę i logo szkoły lub placówki, indywidualny tekst, grafikę oraz dane osoby zatwierdzającej projekt;

8. adres e-mail oraz informacje dotyczące udzielonej zgody – w przypadku zapisu do newslettera;

9. dane techniczne i eksploatacyjne, w szczególności adres IP, informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym i przeglądarce, data i czas wizyty, odwiedzane podstrony, identyfikatory sesji, logi serwera oraz informacje zapisywane w plikach cookies.

3. Cele, podstawy i okres przetwarzania danych

3.1. Obsługa zamówień i wykonanie umowy

1. Dane podane podczas składania zamówienia są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy, obsługi płatności, dostarczenia Produktu, udostępnienia Treści cyfrowej, kontaktu dotyczącego zamówienia oraz obsługi Konta.

2. Podstawą przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3. Dane są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia możliwych roszczeń.

3.2. Rozliczenia, księgowość i obowiązki prawne

1. Dane zawarte w dokumentach sprzedaży, rozliczeniach i dokumentacji zamówienia są przetwarzane w celu realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych i konsumenckich.

2. Podstawą przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Dane są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi i innymi właściwymi przepisami prawa.

3.3. Kontakt i obsługa formularza

1. Dane przekazane w formularzu kontaktowym, wiadomości e-mail lub rozmowie telefonicznej są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

2. Jeżeli wiadomość dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W pozostałych przypadkach podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i udzielaniu odpowiedzi – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Dane są przechowywane do zakończenia korespondencji, a następnie przez okres potrzebny do obrony przed roszczeniami. Wiadomości niemające dalszego znaczenia mogą zostać usunięte wcześniej.

3.4. Reklamacje, zwroty i dochodzenie roszczeń

1. Dane są przetwarzane w celu obsługi reklamacji, zwrotu, odstąpienia od umowy oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

2. Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy, realizacja obowiązków prawnych oraz prawnie uzasadniony interes Administratora – odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO.

3. Dane są przechowywane przez okres obsługi sprawy, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.

3.5. Personalizacja Produktów

1. Dane i materiały przekazane w celu przygotowania Produktu personalizowanego są przetwarzane w celu uzgodnienia projektu i wykonania zamówienia.

2. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3. Materiały są przechowywane przez okres realizacji zamówienia, a następnie przez okres niezbędny do obsługi reklamacji i obrony przed roszczeniami. Administrator może usunąć pliki produkcyjne wcześniej, jeżeli nie są już potrzebne.

4. Klient powinien przekazywać wyłącznie dane i materiały, do których wykorzystania jest uprawniony. Jeżeli materiały zawierają dane innych osób, Klient powinien zadbać o istnienie odpowiedniej podstawy ich przekazania Administratorowi.

3.6. Prowadzenie Konta Klienta

1. Dane Konta są przetwarzane w celu jego utworzenia i utrzymania, zapewnienia dostępu do historii zamówień oraz zakupionych materiałów.

2. Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy o prowadzenie Konta – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3. Dane są przechowywane do czasu usunięcia Konta, a później w zakresie wymaganym przepisami albo niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

3.7. Newsletter

1. Jeżeli użytkownik zapisze się do newslettera, jego adres e-mail oraz informacje o udzielonej zgodzie będą przetwarzane w celu przesyłania informacji o nowościach, materiałach, produktach, promocjach i działalności Matmosfery.

2. Podstawą przetwarzania danych jest zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – oraz zgoda wymagana przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej.

3. Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w każdej chwili, w szczególności przez link rezygnacji znajdujący się w wiadomości albo kontakt z Administratorem.

4. Dane są przetwarzane do czasu wycofania zgody, rezygnacji z newslettera albo zakończenia jego prowadzenia. Informacja o zgodzie może być przechowywana dłużej w celu wykazania jej prawidłowego uzyskania i obrony przed roszczeniami.

5. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

3.8. Bezpieczeństwo i statystyka techniczna

1. Dane techniczne, logi serwera i informacje o błędach mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa Sklepu, wykrywania nadużyć, diagnozowania problemów oraz tworzenia podstawowych statystyk technicznych.

2. Podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO – polegający na zabezpieczeniu Sklepu i zapewnieniu jego prawidłowego działania.

3. Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji tych celów, zależny od rodzaju logu, konfiguracji serwera i potrzeb związanych z bezpieczeństwem.

3.9. Analityka i marketing

1. Jeżeli w Sklepie zostaną uruchomione narzędzia analityczne lub marketingowe wykorzystujące niekonieczne pliki cookies, dane będą przetwarzane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika, o ile zgoda jest wymagana.

2. Zgodę można wycofać w każdym momencie za pomocą ustawień cookies. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

1. Podanie danych oznaczonych jako wymagane podczas składania zamówienia jest dobrowolne, lecz konieczne do zawarcia i wykonania umowy. Brak danych może uniemożliwić realizację zamówienia, płatności, dostawy albo wystawienie dokumentu sprzedaży.

2. Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych Administrator może nie mieć możliwości udzielenia odpowiedzi.

3. Założenie Konta i zapis do newslettera są dobrowolne.

5. Odbiorcy danych

1. Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu Sklepu, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu, w szczególności:

   1. dostawcy hostingu, serwera, poczty elektronicznej i kopii zapasowych, w tym LH.pl;

   2. operatorowi płatności Stripe oraz bankom i innym instytucjom uczestniczącym w realizacji płatności;

   3. przewoźnikom, operatorom kurierskim, paczkomatów i innych automatów paczkowych;

   4. dostawcom oprogramowania i usług technicznych związanych z utrzymaniem WordPressa, WooCommerce, formularza kontaktowego, bezpieczeństwa i obsługi informatycznej;

   5. dostawcy systemu do wysyłki newslettera – po uruchomieniu newslettera;

   6. biuru rachunkowemu, doradcom prawnym, podatkowym i innym profesjonalnym doradcom;

   7. drukarniom, wykonawcom i podwykonawcom uczestniczącym w przygotowaniu Produktów fizycznych lub personalizowanych;

   8. podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

2. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i mogą wykorzystywać dane wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Administratora, chyba że prawo stanowi inaczej.

3. Operator płatności, banki, przewoźnicy i niektórzy inni usługodawcy mogą działać jako niezależni administratorzy danych w zakresie określonym w ich własnych politykach prywatności.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Niektórzy dostawcy usług, w szczególności dostawcy płatności, zabezpieczeń, narzędzi technicznych lub poczty, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo korzystać z podwykonawców zlokalizowanych w państwach trzecich.

2. Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innej właściwej podstawy prawnej.

3. Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem. Szczegółowe informacje mogą również znajdować się w politykach prywatności poszczególnych dostawców.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

1. uzyskania informacji o przetwarzaniu danych i dostępu do swoich danych;

2. sprostowania danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych;

3. usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane prawem;

4. ograniczenia przetwarzania;

5. przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;

6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją tej osoby;

7. wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;

8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem na adres biuro@matmosfera.pl. Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. Administrator nie podejmuje wobec Klientów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

2. Operator płatności i dostawcy zabezpieczeń mogą stosować automatyczne mechanizmy służące wykrywaniu oszustw, nadużyć i ocenie bezpieczeństwa transakcji zgodnie z własnymi zasadami.

9. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowane połączenie HTTPS, kontrolę dostępu, aktualizacje oprogramowania, kopie zapasowe oraz zabezpieczenia Kont i panelu administracyjnego.

2. Żaden sposób transmisji lub przechowywania danych nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa. Administrator regularnie dostosowuje zabezpieczenia do charakteru przetwarzanych danych i dostępnych rozwiązań technicznych.

3. Użytkownik powinien chronić hasło do Konta, nie udostępniać go innym osobom oraz korzystać z aktualnego i zabezpieczonego urządzenia.

10. Dane dzieci

1. Sklep oferuje materiały edukacyjne dla dzieci, jednak zamówienia i Konta przeznaczone są dla osób posiadających zdolność do zawarcia odpowiedniej umowy.

2. Administrator nie zamierza pozyskiwać za pośrednictwem Sklepu danych osobowych dzieci bez odpowiedniej podstawy prawnej i udziału rodzica lub opiekuna.

3. Klient nie powinien przekazywać danych dzieci w formularzu kontaktowym ani materiałach do personalizacji, jeżeli nie jest to konieczne. Jeżeli jest to konieczne do realizacji uzgodnionego Produktu, Klient powinien upewnić się, że posiada podstawę do przekazania tych danych.

11. Czym są pliki cookies

1. Cookies są niewielkimi plikami tekstowymi zapisywanymi na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej. Podobną funkcję mogą pełnić identyfikatory sesji, pamięć lokalna przeglądarki oraz inne technologie.

2. Cookies mogą być:

   1. sesyjne – usuwane po zamknięciu przeglądarki;

   2. trwałe – przechowywane przez określony czas lub do ich usunięcia;

   3. własne – ustawiane przez Sklep;

   4. zewnętrzne – ustawiane przez zewnętrznych dostawców.

12. Jakie cookies wykorzystuje Sklep

12.1. Cookies niezbędne

Są konieczne do prawidłowego i bezpiecznego działania Sklepu. Umożliwiają w szczególności:

1. utrzymanie sesji użytkownika;

2. zapamiętanie zawartości koszyka;

3. przejście przez proces składania zamówienia;

4. logowanie i obsługę Konta;

5. zabezpieczenie formularzy i płatności;

6. zapamiętanie wyborów dotyczących prywatności.

Do tej kategorii mogą należeć w szczególności cookies WooCommerce, takie jak woocommerce_cart_hash, woocommerce_items_in_cart i wp_woocommerce_session_*, cookies WordPress związane z logowaniem oraz cookies wykorzystywane przez Stripe do bezpieczeństwa płatności i przeciwdziałania oszustwom.

Cookies niezbędne mogą być używane bez odrębnej zgody, ponieważ zapisanie ich lub uzyskanie do nich dostępu jest konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika albo zapewnienia bezpieczeństwa.

12.2. Cookies funkcjonalne

Mogą zapamiętywać wybrane ustawienia, takie jak język strony, sposób prezentacji treści lub inne preferencje użytkownika. Do tej kategorii może należeć cookie językowe związane z działaniem TranslatePress.

Jeżeli dane cookie nie jest niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika, jest uruchamiane po uzyskaniu zgody.

12.3. Cookies analityczne

Pozwalają zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze Sklepu, które strony odwiedzają i czy napotykają błędy. Sklep może wykorzystywać takie cookies po uruchomieniu odpowiedniego narzędzia analitycznego i uzyskaniu wymaganej zgody.

12.4. Cookies marketingowe

Mogą służyć do pomiaru skuteczności reklam, tworzenia grup odbiorców i dopasowania komunikacji marketingowej. Są wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu zgody, jeżeli zostaną uruchomione w Sklepie.

13. Przykładowe cookies

Poniższa lista ma charakter informacyjny. Nazwy i okresy działania mogą zmieniać się wraz z aktualizacją oprogramowania i konfiguracji Sklepu.

Aktualny wykaz cookies może być dostępny również w panelu ustawień cookies wyświetlanym w Sklepie.

14. Zarządzanie cookies i wycofanie zgody

1. Podczas pierwszej wizyty użytkownik może otrzymać możliwość zaakceptowania, odrzucenia lub skonfigurowania cookies innych niż niezbędne.

2. Zgoda nie powinna być wymuszana, a odrzucenie cookies niekoniecznych nie może blokować podstawowych funkcji Sklepu.

3. Użytkownik może w każdej chwili zmienić lub wycofać zgodę za pomocą odnośnika lub przycisku „Ustawienia cookies” dostępnego w Sklepie.

4. Cookies można również usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies niezbędnych może spowodować nieprawidłowe działanie koszyka, logowania, płatności lub innych funkcji Sklepu.

5. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych na jej podstawie przed wycofaniem.

15. Zewnętrzne treści i usługi

1. Sklep może korzystać z usług zewnętrznych, które pobierają zasoby techniczne lub przetwarzają adres IP użytkownika, np. w związku z płatnościami, zabezpieczeniami, mapami, filmami, czcionkami internetowymi albo osadzonymi materiałami.

2. Jeżeli dana usługa nie jest niezbędna, a jej uruchomienie wymaga zgody, powinna zostać zablokowana do czasu jej udzielenia.

3. Sklep może pobierać czcionki z serwerów Google Fonts, co może wiązać się z przekazaniem dostawcy adresu IP i danych technicznych przeglądarki. Administrator może w przyszłości zastąpić zewnętrzne pobieranie czcionek ich lokalnym przechowywaniem.

16. Zmiany Polityki

1. Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmiany przepisów, funkcjonalności Sklepu, stosowanych narzędzi, dostawców usług lub sposobów przetwarzania danych.

2. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w Sklepie wraz z datą rozpoczęcia jej obowiązywania.

3. Zmiana Polityki nie ogranicza praw nabytych przez osoby, których dane dotyczą.